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| 姓名 | |
| 商業行為與道德守則 | |
| 文件號 | |
| 100-600-100-001 | |
| 所有者 | |
| 首席法務官 | |
| 批准者 | 日期 |
| 董事會 | 03/7/2024 |
商業行為與道德守則
1. 簡介
本商業行為和道德準則(“準則”)已獲得阿岡昆電力與公用事業公司(“公司”)董事會(“董事會”)的批准,旨在協助公司及其每個子公司(統稱為 “Algonquin”)的所有董事、受託人、高級職員、員工、代理人和承包商(統稱為 “Algonquin 代表”)保持較高的道德行為標準在阿岡昆的事務中,包括任何阿岡昆合資企業的事務或類似類型的業務安排。本守則旨在遵守適用的法律要求,包括適用的證券法。
該委員會最終負責本守則的實施和管理。為協助董事會履行這些職責,已指定一名道德操守幹事和一名助理道德操守幹事,他們負責本守則的日常執行和管理。現任道德操守幹事和助理道德操守幹事及其聯繫信息載於附表A。阿岡昆代表應將有關本守則的問題直接向道德操守幹事或助理道德操守幹事提問。
儘管本守則旨在提供有用的指導方針,但它並不旨在解決所有情況。不誠實或不道德的行為或非法行為都將構成對本準則的違反,無論本準則中是否特別提及此類行為。阿岡昆代表應以這樣的方式開展商業事務,即如果交易細節公開,阿岡昆的聲譽不會受到質疑。
本守則無意授予任何豁免。如果考慮和批准豁免,這種情況極少發生,則必須事先獲得董事會的批准。豁免將根據適用的證券法和公司的披露政策立即披露。
Algonquin還保留了其他政策、手冊、原則和指導方針,這些政策、手冊、原則和指導方針更全面地涵蓋了本守則中涉及的許多主題。
如果法律或其他政策或行為準則與本準則不同,或者對本守則是否適用於特定情況有任何疑問,則Algonquin代表應在採取行動之前諮詢道德官員。每位主管和經理也有責任幫助員工理解和遵守本準則。
Algonquin將採取其認為適當的紀律、預防或其他行動,以處理提請其注意的任何現有或潛在的違反本守則的行為。任何阿岡昆代表在他或她認為可能違反或導致違反本守則的情況下或意識到的情況時,都必須遵循下文 “舉報違規程序” 一節中描述的程序。
2. 遵守法律
各種法律適用於阿岡昆及其運營。Algonquin的政策是遵守所有適用的法律,包括就業、歧視、健康、安全、反壟斷、證券、銀行、隱私、反賄賂、反腐敗、貿易、勞動和環境法。任何阿岡昆代表都無權違反任何法律,也無權指示其他阿岡昆代表或其他人代表阿岡昆違反任何法律。每位阿岡昆代表都應遵守所有此類法律以及根據此類法律通過的規章條例。
違法行為可能會使阿岡昆代表承擔個人刑事或民事責任,並受到阿岡昆的紀律處分。此類個人違規行為還可能使Algonquin承擔民事或刑事責任或聲譽或業務損失。
適用於阿岡昆和阿岡昆代表的許多法律既複雜又具體事實。如果任何Algonquin代表對特定情況有疑問,他或她應在採取任何行動之前聯繫道德官員。
3. 利益衝突
(a) 一般情況
Algonquin代表應根據Algonquin的最大利益,而不是基於個人關係或利益來制定或參與業務決策和行動。
利益衝突可能發生或似乎發生在各種各樣的情況下。通常,當阿岡昆代表、阿岡昆代表的直系親屬或與阿岡昆代表有密切個人關係的人的個人利益幹擾或有可能幹擾阿岡昆的利益或業務時,就會發生利益衝突。例如,當Algonquin代表及其家庭成員或與他或她有密切個人關係的人因Algonquin而收到禮物、獨特優勢(包括合同或僱傭)或不當的個人利益時,可能會發生利益衝突
代表在阿岡昆的職位。利益衝突可能使阿岡昆代表難以客觀有效地履行職責,因為他或她有相互競爭的利益。
(b) 發生衝突的公共區域
以下是引發利益衝突問題的常見領域。但是,利益衝突可能發生在各種情況下。Algonquin代表必須保持警惕,意識到任何可能引發利益衝突問題的情況,並且必須向道德官員披露任何可以合理預期會導致與Algonquin發生實際、潛在或明顯利益衝突的重大交易或關係(包括業務、個人或家庭關係)。
i. 外部活動/就業
任何外部活動都不得嚴重侵佔阿岡昆代表為阿岡昆履行職責的時間和精力,也不得對其工作的質量或數量產生不利影響。此外,阿岡昆代表不得暗示阿岡昆贊助或支持任何非阿岡昆官方業務的外部活動,在任何情況下,都不允許阿岡昆代表為自己或其家人抓住因其在阿岡昆的職位而發現或提供的商機。此外,除非下段或董事會允許,否則任何Algonquin員工都不得為任何正在成為Algonquin的供應商、客户或競爭對手的實體提供服務或擁有重大經濟利益,據該員工所知,該實體可能成為Algonquin的供應商、客户或競爭對手。未經道德官員事先書面批准,禁止Algonquin員工參加任何外部工作或擔任董事職務,但次要和無關的工作以及在每種情況下都不干涉員工對Algonquin的職責的慈善董事會董事職位除外。
如果證券的所有權可能會對員工代表Algonquin行使獨立判斷的能力或該員工的工作質量產生不利影響,則任何Algonquin員工均不得購買客户、供應商或其他方的證券。阿岡昆代表必須始終遵守阿岡昆關於證券交易的其他政策,包括公司的披露政策和內幕交易政策。
二、公民/政治活動
阿岡昆代表可以自由參與公民、慈善或政治活動,只要這種參與不佔用他們應花在與阿岡昆相關的職責上的時間和精力。此類活動的開展方式不得使人看上去有阿岡昆的參與或支持。
(c) 例外情況
如果關聯方之間的適用證券法規中定義的交易根據這些法規的要求進行審查和批准,則不會構成本守則下的利益衝突。根據本守則,Algonquin董事、高級職員或僱員的交易或其他活動如果獲得董事會的批准或根據本政策進行披露,則不構成利益衝突。
4. 賄賂和其他不當付款
(a) 一般情況
阿岡昆嚴格禁止一切形式的賄賂,並要求所有阿岡昆代表遵守所有適用的反賄賂和反腐敗法律以及阿岡昆的反賄賂和反腐敗政策。
在代表Algonquin開展業務時,任何Algonquin代表均不得直接或間接地向任何人提供、提議、要求、索要或接受任何不當付款。不當付款包括賄賂、便利金和回扣,無論是金錢還是非金錢。
同樣,第三方中介機構,例如代理人或家庭成員,不得用於進一步支付任何不當付款或以其他方式違反本守則的精神。
(b) 與政府和公職人員打交道
Algonquin嚴格禁止直接或間接向任何公職人員提供、提供或接收任何不當付款或任何有價值的物品,無論是金錢還是非金錢。任何不當付款的提議或要求都必須立即報告給道德官員。
(c) 政治和慈善捐款
Algonquin禁止公司向聯邦、州、省或地方公職候選人或政黨或委員會捐款。
阿岡昆代表可根據本法第3 (b) (ii) 條和《政治參與政策》進行個人政治和慈善捐款。
(d) 禮物和商務禮遇
Algonquin嚴格禁止向任何違反Algonquin運營所在司法管轄區法律的人支付任何款項。除本守則第3(e)條規定的範圍外,Algonquin嚴格禁止任何人在代表時使用公司或個人資金直接或間接地提供、提供、許諾、要求、招攬或接受任何有價值的東西,包括禮物或其他商業禮遇
阿岡昆或在開展阿岡昆業務的過程中。任何此類禮物或其他商業禮遇的提議或要求都必須向道德官員報告。商業禮遇包括:禮物;餐飲;娛樂;旅行;商業機會;折扣或免費產品或服務(包括禮品卡);就業機會;貸款;現金和每日津貼。有關何為適當禮物或其他商業禮遇的問題,應直接聯繫道德官員。
(e) 例外情況
Algonquin 不禁止:
•向非政府供應商和客户贈送或接收名義價值的禮物,前提是這些禮物的明確目的不是為獲得或保留Algonquin的業務或其他利益,而且這些禮物在其他方面是合法的;
•非政府供應商和客户的膳食、娛樂和差旅費用支出屬於普通和慣常業務支出,前提是這些支出在其他方面是合法的(這些支出應包含在支出報告中,並應根據Algonquin的標準程序獲得批准);或
•就公職人員或代表公職人員本着誠意產生的合理費用支付的合法款項,這些費用與促進、示範或解釋阿岡昆的業務,或執行或履行阿岡昆與該官員履行職責或職能的政府之間的合同直接相關。在向公職人員提供任何此類報酬之前,應徵求道德操守幹事的意見。
應謹慎對待這些例外情況。如果對本守則、任何其他Algonquin政策或任何適用法律規定的付款或商業禮遇的合法性或合法性存有任何疑問,應事先徵求道德官員的建議。
5. 內幕交易和小費
公司證券的購買和出售只能根據公司的內幕交易政策進行。
違反內幕交易政策也是對本守則的違反。任何阿岡昆代表違反內幕交易、小費、推薦、市場操縱、欺詐或內幕舉報法的行為都可能使阿岡昆代表受到阿岡昆的紀律處分,包括終止阿岡昆代表與阿岡昆的關係。對於因內幕交易獲得的任何利益或優勢,阿岡昆代表也可能對公司負責。參與違禁的內幕交易、小費、推薦、市場操縱或欺詐,或違反內幕舉報要求,也可能產生嚴重後果,包括罰款、監禁和民事責任。
6. 公開披露
根據適用法律,公司有義務在其財務記錄和報表、向證券監管機構提交或提交的報告和文件以及其他公共通信中進行充分、公平、準確、及時和易於理解的披露。
為履行這一義務,每位阿岡昆代表在履行其職責時應本着誠意、負責任地行事,謹慎、勝任和勤奮,不得虛假陳述重要事實或讓個人的獨立判斷置於次要地位,以確保盡其所知,阿岡昆的賬簿、記錄、賬目和財務報表得到準確和合理的詳細保存,適當反映阿岡昆的交易,真實而準確地反映在其公開的報告中以及溝通,並遵守適用的法律要求和Algonquin的內部控制體系,包括公司的披露政策。
所有媒體關係均應根據披露政策通過公司的披露委員會進行協調。除非獲得特別授權,否則阿岡昆代表不應對媒體的任何詢問發表評論,無論調查看起來多麼無害。任何被媒體要求發表聲明的員工都應將此事提交給披露委員會的任何成員。
7. 機密信息的處理
在任何時候,Algonquin代表都必須採取適當措施保護機密信息。除了披露政策中規定的對重大非公開信息的限制外,Algonquin代表還應遵守他們通過與Algonquin的關係獲得的信息的機密性,包括有關Algonquin及其客户、供應商和競爭對手以及其他Algonquin代表的信息,除非披露得到公司執行官的批准或其他法律授權。此外,阿岡昆代表必須保護專有信息,其中包括公眾不為人知且對阿岡昆業務具有商業價值的信息。專有信息包括商業方法、分析工具、軟件程序、商業祕密、想法、技術、發明和其他與經濟分析、設計、算法和研究相關的信息。它還包括有關財務、設施、市場和Algonquin代表薪酬條款的信息。即使在僱用結束之後,保留專有信息的義務仍然有效。除了違反本守則和Algonquin政策外,未經授權使用或分發專有信息可能是非法的,並可能導致民事甚至刑事處罰。阿岡昆將其機密和專有信息視為重要資產,可能會對阿岡昆代表或前阿岡昆代表提起訴訟,以捍衞其利益。
8. 使用阿岡昆資產
阿岡昆資產,包括設施、資金、材料、用品、時間、信息、知識產權、計算機、移動設備、信息技術硬件和軟件、由阿岡昆擁有或租賃或以其他方式由阿岡昆擁有的設施和其他資產,只能用於阿岡昆的合法商業目的。Algonquin的資產不得被挪用、借給他人、捐贈、出售或用於個人用途,除非任何事先獲得董事會或道德官員批准的活動,或金額少且合理的個人用途。阿岡昆代表應向道德官員舉報任何盜竊或涉嫌盜竊阿岡昆資產的情況。
9. 公平交易
每位Algonquin代表應公平和真誠地與其他Algonquin代表、證券持有人、客户、供應商、監管機構、商業夥伴和競爭對手打交道。任何Algonquin代表都不得通過操縱、隱藏、虛假陳述、不當威脅、欺詐、濫用機密信息或任何其他故意的不公平交易行為對任何人進行不公平的利益。
10. 隱私和個人信息
Algonquin對其控制和保管的個人信息負責,並努力遵守所有適用的隱私法律法規。Algonquin維持保護隱私的政策,這些政策是對本守則的補充,所有Algonquin代表都必須遵守這些政策。
個人信息的收集僅限於商業、法律、安全或合同目的所必需的信息,並應通過公平合法的方式收集。除非法律允許或要求,否則收集個人信息需要收集信息的個人知情和知情同意。個人信息的訪問應僅限於出於合法商業目的需要了解的人。Algonquin將使個人能夠根據適用的隱私法和Algonquin的政策行使其權利,例如訪問和更正其個人信息的能力。除非個人知情和知情同意,或者法律允許或要求,否則不得出於收集個人信息的目的以外的目的使用或披露個人信息。個人信息只能在實現這些目的所需的時間內保留。個人信息還應保持足夠準確、完整和最新,以最大限度地減少使用或披露不當信息的可能性。
Algonquin代表必須遵守適用的保密和不披露個人信息(包括Algonquin員工和客户的個人信息)的義務,其謹慎程度與員工在保護與Algonquin或Algonquin代表有關的機密信息時應盡的努力程度相同。Algonquin對其控制或保管的所有個人信息負責,包括已轉移給第三方進行處理或使用的個人信息,以及所有
Algonquin代表應遵守Algonquin的現行政策和程序,以保護個人信息免遭丟失或盜竊,以及未經授權的收集、訪問、披露、複製、使用、修改、刪除或銷燬。Algonquin代表還必須遵守與披露個人信息以及管理和報告隱私泄露有關的所有適用法律。
11. 記錄交易和報告財務信息
公司的賬簿和記錄必須以準確、及時和易於理解的方式全面和公平地披露公司的所有交易和資產。應始終保持公司記錄和報告系統的完整性。Algonquin代表必須根據公司的內部控制程序和所有適用的會計原則、法律、規章和條例記錄所有交易。禁止阿岡昆代表使用、授權或容忍使用 “賬外” 記錄保存或任何其他可能被用來歪曲公司真實經營業績和財務狀況記錄或報告的設備。保留偽造、不準確或不完整的記錄可能會使違規個人和公司受到民事和刑事處罰。
所有資產都要記錄和披露。嚴禁將Algonquin的資產用於任何非法或不當目的,預計負責會計和記錄保存職能的人員將保持警惕,確保這項禁令的執行。負責報告財務信息的阿岡昆代表應提供準確、完整、客觀、及時和易於理解的信息,並遵守與財務信息記錄和披露有關的所有適用法律。有關會計、內部會計控制或審計事項的投訴和疑慮可根據公司的道德報告政策通過道德熱線提出,也可以通過下文 “舉報違規程序” 一節中描述的其他程序提出。
12. 對審計行為的不當影響
阿岡昆代表不得不當影響、操縱或誤導任何參與公司財務信息或財務報表審計的審計師。
代表公司的人的誠實和正直必須是Algonquin所有關係的基礎,包括與股東、客户、供應商、政府、監管機構、專業服務提供商和其他人的關係。公司財務報告的完整性尤為重要,因為股東依賴公司提供完整和準確的信息。發佈包含重大誤導性信息的財務報表可能會給公司和阿岡昆代表造成嚴重的法律困難。如上所述,有關會計、內部會計控制或審計事項的投訴和擔憂可以根據公司的道德報告政策通過道德熱線提出,也可以通過下文 “舉報違規程序” 一節中描述的其他程序提出。
13. 記錄保留
在 Algonquin 接收或生成的某些記錄必須保留指定的時間段;其他記錄應定期清除。法律和監管慣例要求在不同時期內保留某些記錄,特別是在税收、人事、健康和安全、環境和財務領域。未能在如此短的時間內保留文件可能會使Algonquin受到處罰和罰款,或者使Algonquin在訴訟中處於嚴重的劣勢。此外,當訴訟或政府調查或審計正在進行中或即將進行時,在案件結案之前,不得更改或銷燬相關記錄。為避免在法律或政府程序中披露而銷燬記錄可能構成刑事犯罪。
14. 健康與安全
Algonquin努力為每位阿岡昆代表提供一個安全健康的工作環境。每位Algonquin代表都有責任通過遵守安全和健康規則和慣例,及時報告事故、傷害和不安全的設備、做法或條件,維護所有Algonquin代表的安全和健康的工作場所。暴力和威脅行為是不可容忍的。
阿岡昆代表應在不受酒精、非法藥物或其他改變情緒的物質(包括大麻/大麻)影響的情況下上班,以履行職責。除了阿岡昆贊助的活動外,不允許在工作場所使用、持有、分發、提供或出售酒精、非法藥物或其他改變情緒的物質(包括大麻/大麻)。
根據本守則使用藥物存在某些例外情況。員工必須負責任地使用藥物(可能包括大麻/大麻),無論是通過處方藥還是非處方藥獲得。令人擔憂的藥物是那些可能抑制個人安全、高效地完成工作的能力的藥物。如果員工使用藥物可能會影響其安全高效地完成工作的能力或可能造成安全問題,則該員工必須向其主管或經理報告藥物(可能包括大麻/大麻)的使用情況,並附上可接受的醫療文件,以確認需要使用藥物(可能包括大麻/大麻)。
15. 歧視和騷擾
Algonquin致力於維護一個公平和包容的工作場所,該工作場所認識到提供一個不受任何障礙的環境對於促進多元化的重要性。Algonquin堅定地致力於在就業的各個方面提供平等機會,不會容忍任何形式的非法歧視或騷擾。不可容忍的行為例子包括基於種族、民族、國籍、性別認同、性別表達、性取向或宗教的貶損言論以及不受歡迎的性攻擊。
16. 計算技術
為了阿岡昆的利益,有權使用阿岡昆計算和通信設備的阿岡昆代表必須以負責任的方式使用這些設備,而阿岡昆代表應確保正確謹慎地使用這些設備。雖然偶爾會出現個人用途並且是可以接受的,但這些資源僅供Algonquin受益和使用,員工不得創建或傳播任何未經請求的商業、廣告或娛樂材料,也不得將任何系統資源用於政治活動,也不得促進除Algonquin以外的任何一方的利益。
通過Algonquin資源傳輸的信息意味着與公司有聯繫,因此應對公司產生積極影響。Algonquin 代表不得創建、訪問或傳輸任何具有攻擊性、淫穢性、下流、誹謗、中傷、騷擾或誹謗性的材料、數據、文本、音頻或圖像或材料。預計阿岡昆代表將阻止其他人將此類信息傳輸到他們的互聯網地址。Algonquin代表還必須遵守所有法律,包括與所有形式的知識產權、商標、版權和騷擾有關的法律。
阿岡昆代表必須有效使用設施,儘量減少向他人發送不必要的信息,並避免從事會危及系統正常業務運營的活動。除非根據Algonquin的政策,否則不得向任何人透露計算機系統密碼和/或用户身份。在決定是否在Algonquin的計算和通信設備上提供信息時,應遵循正常的專業標準。Algonquin代表對Algonquin技術、系統或互聯網的所有使用均受授權人員的監控和定期審計。
17. 舉報違規行為程序
(a) 關於違規舉報的一般政策
觀察、獲悉或真誠懷疑違反本守則行為的阿岡昆代表必須立即向道德官員、助理道德官員、董事會風險委員會主席或董事會審計與財務委員會主席舉報違規行為。投訴或疑慮可以通過道德熱線或公司道德報告政策中規定的其他舉報方式匿名提出。或者,Algonquin代表可以直接向安大略省證券委員會或其他對投訴事由具有管轄權的監管機構或執法機構舉報違反或涉嫌違反本守則的行為。本守則中的任何內容均不以任何方式限制Algonquin代表在未通知Algonquin內部任何人或未經其同意的情況下直接與相關政府或監管機構溝通的能力。
真誠舉報違規行為或涉嫌違規行為的阿岡昆代表將不會受到任何形式的報復。將對舉報的違規行為進行調查
並及時予以處理,並將儘可能保密。違反本守則可能會導致紀律處分,其中可能包括終止阿岡昆代表與阿岡昆的關係。
在明知投訴是虛假的情況下提交投訴是不可接受的。
(b) 調查程序
I. 調查
違規舉報將在合規與道德委員會(不包括任何涉案成員)的監督下進行調查。將審查相關的公司記錄,並可能會採訪相關的Algonquin代表和其他人,以確定任何違規行為的存在和程度。預計阿岡昆代表將合作調查所報告的違規行為。合規與道德委員會將向董事會風險委員會和/或對投訴標的負有監督責任的董事會其他委員會報告調查開始的事實和調查結論。
二、保密性
除非法律要求或由此產生的調查的要求,否則如果要求匿名,合規與道德委員會不得披露任何舉報可疑違規行為的人的身份。除非法律或由此產生的調查的要求另有要求,否則所有違規舉報和相關磋商都將根據情況儘可能保密。
三、防範報復
對善意舉報涉嫌違反本守則的個人進行任何形式的報復,即使舉報有誤,或者參與了對舉報的調查,其本身都可能違法,嚴重違反本守則。任何涉嫌的報復行為都必須立即報告給道德操守官員。如果確定確實發生,任何報復行為都將導致適當的紀律處分,其中可能包括終止阿岡昆代表與阿岡昆的關係。
18. 合規性
(a) 遵守守則;紀律處分
所有Algonquin代表都有責任理解和遵守本守則。此外,所有Algonquin代表都應在本守則未具體涉及的所有領域誠實和正直地開展工作。阿岡昆可以對任何違反本守則的阿岡昆代表進行紀律處分或
相關政策。除其他外,此類紀律可能包括向阿岡昆代表發出書面通知,説明阿岡昆已確定存在違規行為、阿岡昆的譴責、降級或調任、帶薪或福利停職,或終止阿岡昆代表與阿岡昆的關係。
所有違反本守則的記錄和採取的紀律處分將由道德操守幹事保存,並將存入阿岡昆代表的人事檔案。
Algonquin將就Algonquin代表涉及違法行為的行為通知警方或其他政府機構並與之合作。此外,一些違規行為可能導致阿岡昆對阿岡昆代表或前阿岡昆代表提起訴訟,以捍衞其利益。
(b) 通信
阿岡昆強烈鼓勵阿岡昆代表及其主管進行對話,以使所有人瞭解引起道德問題的情況,並闡明處理這些情況的可接受方式。
道德官員或其指定人員應至少每季度就本守則引起的調查和其他重大事項向風險委員會提交報告。
(c) 高級僱員的責任
身為高級管理人員或其他管理人員的阿岡昆代表應提倡誠實和合乎道德的行為,包括以合乎道德的方式處理個人關係和專業關係之間的實際或明顯的利益衝突。身為管理層僱員的阿岡昆代表如果縱容不當行為、不舉報不當行為、不採取合理措施發現不當行為或沒有表現出適當的領導能力來促進合規,則可能會受到紀律處分。
19. 相關的阿岡昆政策
本守則應與Algonquin的其他相關政策一起閲讀,包括公司的披露政策、內幕交易政策、道德報告政策、工作場所關係政策、工作場所文明政策、政治參與政策以及反賄賂和反腐敗政策。本守則補充但不取代任何人根據與Algonquin達成的任何協議條款可能承擔的任何合同義務。本守則無意與任何人簽訂任何合同(明示或暗示),包括任何僱傭或諮詢合同,也無意構成任何承諾,即除因故外不會終止個人的僱用或諮詢安排。
20. 修正案
本守則的任何修正將立即向Algonquin代表披露,並將根據適用的證券法進行披露。
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附表 A
道德官員:
詹妮弗·廷代爾
首席法務官
阿岡昆電力和公用事業公司戴維斯路354號
安大略省奧克維爾 L6J 2X1
電話:905-699-2746
電子郵件:jennifer.tindale@apucorp.com
助理道德干事:
丹·吉爾平
合規與道德副總裁
阿岡昆電力和公用事業公司戴維斯路354號
安大略省奧克維爾 L6J 2X1
電話:416-305-7935
電子郵件:dan.gilpin@libertyutilities.com